Информация для поставщиков сети Соседи

• Поставщик - юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в установленном законодательством страны резидентства порядке;
• Деятельность поставщика по поставке товаров не должна противоречить целям деятельности, предусмотренным его учредительными документами;
• В случаях, предусмотренных законодательством, поставщик должен иметь специальное разрешение (лицензию), если необходимость наличия данного разрешения предусмотрена законодательством Республики Беларусь;
• Поставщик должен осуществлять законную предпринимательскую деятельность, соблюдать требования гражданского, налогового, таможенного, антимонопольного и иного законодательства Республики Беларусь;
• Поставщик гарантирует, что вся фактическая информация, представленная им в целях заключения договора поставки, является достоверной. На дату заключения договора не было утаено какой-либо информации, что могло бы в результате сделать представленную информацию неверной или вводящей в заблуждение компанию в каких-либо существенных аспектах;
• Поставщиком исполнялись и соблюдались, равно, как и в настоящее время исполняются и соблюдаются во всех существенных аспектах требования законодательства Республики Беларусь, неисполнение или несоблюдение которых могло бы привести поставщика к невозможности надлежащим образом исполнять свои обязательства по поставке товаров;
• В отношении поставщика не проводятся процедуры банкротства и (или) ликвидации, и нет оснований полагать, что такая процедура будет инициирована и произведена в отношении поставщика в течение срока действия договора поставки;
• Отсутствие информации о неисполнении поставщиком требований налогового, таможенного, антимонопольного и иного законодательства;
• Отсутствие сведений о потенциальном поставщике в реестре коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере.

Экономические условия поставки товаров, предлагаемых поставщиком, должны соответствовать законодательству Республики Беларусь, общепринятым нормам/обычаям и условиям приобретения товаров, сформировавшимся в компании, а именно:

• Поставщик поставляет товар, принадлежащий ему на праве собственности;
• Поставка товара производится в соответствии с согласованным ассортиментным перечнем, содержащим наименование, цену товара и другие условия, необходимые для поставки;
• Поставка товара производится непосредственно в магазины, силами и за счет поставщика;
• Сроки поставки (возможность ежедневной/еженедельной/ежемесячной поставки; период поставки с момента принятия заказа; поставка в предпраздничные дни и т.п.) зависят от товарной категории и спроса на товары; сроки поставки согласовываются сторонами;
• Сроки оплаты определяются в заключаемом договоре поставки и должны соответствовать законодательству Республики Беларусь (предварительная оплата, на условиях отсрочки платежа либо реализации);
• Все денежные средства, оплачиваемые поставщику, учитываются в соответствии с назначением платежа, указанным в соответствующем платежном поручении; обязательства плательщика по оплате считаются выполненными с момента поступления денежных средств на расчетный счет банка получателя;
• Приемка товара производится на складе/в магазинах;

• Потребность компании в товаре зависит от спроса на него и потребительской активности;
• Компания закупает любые виды товаров, наименование, количество, ассортимент и цена которых согласовываются сторонами при заключении договора;
• Поставляемый товар должен принадлежать поставщику на праве собственности, поставщик должен владеть товаром/поставлять товар на законных основаниях;
• По требованию компании поставщик обязан представить документы, подтверждающие законность введения товара в гражданский оборот, а равно документы, подтверждающие права поставщика на средства индивидуализации товаров (товарный знак, наименование места происхождения и проч.);
• Товар, его маркировка и упаковка должны соответствовать требованиям законодательства;
• Товар должен быть свободен от любых прав третьих лиц, не изъят из оборота, не ограничен в свободной продаже;
• Такой же (или аналогичный товар) не поставляется в достаточном объеме другими поставщиками;
• Срок годности (срок реализации), на момент поставки должен составлять не менее двух третей от сроков, указанных на самих товарах;
• Хранение и транспортировка товара производится в соответствии с требованиями законодательства, установленными для хранения и транспортировки данного вида товаров; товары должны быть надлежащим образом затарены и упакованы в соответствии с условиями договора, с государственными стандартами и иными требованиями, предъявляемыми законодательством Республики Беларусь; обеспечивать сохранность товара при транспортировке, при выполнении погрузочно-разгрузочных работ;
• Поставщик производит (поставляет) товар в ассортименте, необходимом компании, и обладает возможностью поставлять товар в количестве, которое необходимо для бесперебойного снабжения магазинов;
• Каждая единица товара, поставляемая поставщиком, должна иметь штрих-код, который отвечает стандартам Европейского стандартного кода;
• Поставщик должен самостоятельно и заранее (до ввода товара в Сеть) зарегистрировать товар в системе ePASS с присвоением соответствующего GTIN.

Поставщику необходимо предоставить копии следующих документов, заверенные подписью руководителя и печатью организации/индивидуального предпринимателя (при наличии):

• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица/физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
• Копию учредительных документов в последней (действующей) редакции;
• Копия лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Республики Беларусь лицензированию;
• Подтверждение полномочий лица на подписание документов, оформленные надлежащим образом (протокол/решение уполномоченного органа управления контрагента о назначении исполнительного органа и приказа о вступлении в должность; доверенность, если со стороны контрагента подписывается не исполнительным органом);
• Копии сертификатов соответствия продукции и иные документы, подтверждающие качество и безопасность товаров требованиям, предусмотренным законодательством Республики Беларусь.

В случае, если поставщик не является производителем товара, компания вправе запросить официальное письмо от производителя товара с подтверждением того, что поставщик входит с производителем в одну группу лиц либо является официальным поставщиком (дистрибьютором) продукции производителя.

Поставщику-нерезиденту Республики Беларусь дополнительно необходимо предоставить компании следующую информацию:

• Условия оплаты товара;
• Минимальный объем поставки товара: минимальная сумма заказа / минимальный объем заказа (поддон, машина, контейнер);
• Минимальный объем 1-го SKU к отгрузке;
• Условия отгрузки Incoterms 2020;
• Ценовое предложение без НДС;
• В случае работы со СКОРОПОРТОМ (например, живые растения) – готовность страховать браки по качеству;
• Возможность стикеровки товара;
• Возможность предоставления торгового оборудования;
• Перечень партнеров на территории Республики Беларусь / наличие дистрибьюторов на территории Республики Беларусь;
• Возможность / готовность производить СТМ (Private label) минимальный объем производства и заказа упаковки на 1 SKU СТМ (Private label).

Компания гарантирует соблюдение режима конфиденциальности в отношении документов и информации, предоставляемых Поставщиком.

• Коммерческое предложение, содержащее условия поставки;
• Документ, содержащий презентацию товара;
• Ассортиментный перечень товара;
• Предлагаемые отпускные цены на товар

Все коммерческие предложения на поставку товаров предоставляются в отдел закупок сети магазинов «Соседи». Предложения высылаются на e-mail с указанием товарного направления (СКОРОПОРТ, ПРОД, НЕПРОД, ФРОВ, СТМ, ИМПОРТ).

Компания вправе запросить иные документы, ссылки на которые имеются в информации о товаре. Решение о заключении/отказе в заключении договора поставки товаров с поставщиком принимается компанией после изучения представленного коммерческого предложения, представленных документов и оценки представленных образцов товара.

Сотрудники отдела закупок компании рассмотрят Ваше коммерческое предложение в течение 10 (десяти) рабочих дней, после чего свяжутся с Вами по указанным в коммерческом предложении контактам.

При прочих равных условиях мы стремимся сохранить отношения с действующим поставщиком, поэтому при получении конкурентного коммерческого предложения на поставку товара, уже поставляемого в сеть, мы предлагаем действующему поставщику пересмотреть условия сотрудничества с учётом поступившего конкурентного предложения. В случае отказа действующего поставщика от улучшения условия поставки и при прочих равных условиях решение принимается в пользу нового поставщика.

Также при принятии решения о сотрудничестве с поставщиком мы учитываем следующие моменты:

• Работа через систему EDI;
• Есть ли опыт сотрудничества по производству СТМ, в каких направлениях, кому и какие SKU компания производит на территории Республики Беларусь / в других странах. Готовы ли предложить сети сотрудничество в рамках контрактного производства;
• Соблюдение графика поставки;
• Своевременное подтверждение заявки на поставку;
• Исполнение сроков и объема поставки в соответствии с подтвержденной заявкой;
• Количество случаев расхождений в подтвержденной заявке и товаросопроводительных документах по количеству товара, цене и качеству;
• Количество случаев отказа в приемке (к примеру, в случае отсутствия санитарного паспорта на транспортное средство, осуществляющее поставку пищевых продуктов, или поставки товара с меньшим сроком годности, чем указано в договоре на поставку, или в случае отсутствия доверенности у водителя/экспедитора на право участия в приемке от имени поставщика);
• Качество рекламационной работы в случае выявления недостач по результатам приемки по количеству и качеству на торговом объекте;
• Количество нареканий на качество товара от покупателей;
• Количество случаев отказа поставщика в работе по возврату и обмену товара;
• Иные условия, указанные в согласованном договоре на поставку товара.

В случае невыполнения условий договора поставки более 2 (двух) раз за месяц сотрудничество может быть прервано до истечения срока действия договора поставки.

При принятии решения о заключении договора поставщику направляется предлагаемый к заключению проект договора поставки. Договоры поставки заключаются на типовых бланках компании.

Все договоры на поставку товаров заключаются с Приложением (прейскурант или протокол согласования цен). В случае, если у поставщика возникнут разногласия по условиям договора поставки, такие разногласия указываются поставщиком в протоколе разногласий и в последующем согласовываются сторонами. Протокол разногласий должен быть оформлен надлежащим образом.